Zeiterfassung wird Pflicht – Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

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Die verpflichtende Zeiterfassung kommt – höchstwahrscheinlich sehr bald! Also ab in den Keller, um die verstaubte Stempeluhr hervorzukramen! Vielleicht doch lieber eine Lösung mit modernem Anschliff? Wie soll eine bequeme und gesetzeskonforme Lösung aussehen?

Das Urteil des EUgH zur Zeiterfassung

Angezettelt hat das Ganze ein spanischer Gewerkschaftsdachverband, der Arbeitnehmer vor Überschreitung der Höchstarbeitszeit bei der dortigen Deutschen Bank bewahren möchte. Eigentlich keine schlechte Sache. Das Wohl Ihrer Mitarbeiter hat schließlich höchste Priorität. Da die spanische Gesetzgebung nicht vollständig und zufriedenstellend argumentieren konnte, wandte sich der Verband an die EU, die sich 2019 dem Thema annahm. Wegen des Urteils des europäischen Gerichtshofs stehen EU-weit Änderungen ins Haus, die es für jeden Mitgliedsstaat, mit gewissem Handlungsspielraum, umzusetzen gilt. Zeiterfassung soll ab sofort objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Objektiv – Verlässlich – Zugänglich: Was die Eckpunkte bedeuten

Die Erfassung muss in einer Art und Weise erfolgen, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, die geleistete Arbeitszeit mithilfe der Aufzeichnungen objektiv nachzuweisen. Die Verlässlichkeit muss zwingend auf technischer Basis gewährleistet sein. Das genutzte System muss zu jeder Zeit funktionstüchtig sein. Dass etwaige Manipulationen ausgeschlossen werden müssen, liegt auf der Hand. Zudem ist die Verfügbarkeit der Zeiterfassungslösung stets sicherzustellen. Und zwar egal ob ein Mitarbeiter im Büro tätig ist, sich im Homeoffice befindet oder gerade einen geschäftlichen Termin außer Haus wahrnimmt. Arbeitnehmer sollen jederzeit Zugriff auf ihre Aufzeichnungen haben, damit sie diese im Bedarfsfall als Beweismittel einsetzen können. Wichtig ist auch, sämtliche Grundsätze der DSGVO einzuhalten, um die personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter zu schützen.

Zeiterfassung in Deutschland – was uns erwartet

Fakt ist … es sind noch keine konkreten Fakten zur Umsetzung des neuen Gesetzes in Deutschland bekannt. Das Emdener Arbeitsgericht urteilte Anfang des Jahres in einem Streitfall, dass Arbeitgeber generell verpflichtet sind, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Dabei handelt sich zwar “nur” um eine erstinstanzliche Entscheidung, dennoch könnten sich auch andere Gerichte dieser Meinung anschließen. Ansonsten wurde bisher lediglich Staub aufgewirbelt und ein Gutachten erstellt. Alle Zeichen stehen allerdings auf eine humane und einfach umzusetzende Regelung. Nur Vertrauensarbeitszeit wird in der bisherigen Form wahrscheinlich zu den Akten gelegt. Eine verpflichtende Regelung bleibt es dennoch. Nicht unwahrscheinlich ist es, dass in diesem Zug auch noch andere Anpassungen erfolgen werden, wie die Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes.

Trotz allem schadet es nicht, sich nebenbei bereits zu informieren und den Zeittracking-Tool-Markt zu sondieren. Denn seien Sie ehrlich – die antiquierte Stechuhr möchten Sie doch nicht allen Ernstes aus der wohlverdienten Rente zurück zitieren?

Kimai
Kimai ist eine spielend einfache Anwendung, um digitale Zeiterfassung auch aus dem Home-Office umzusetzen. Das Tool bietet die Wahl zwischen digitaler Stempeluhr und direkter Eintragung der Zeiten. Agenturen, Beratungen etc. können ihre Mitarbeiter auf Projekte buchen lassen.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber: Unbeschwerte Zeiterfassung rechtzeitig ermöglichen

Früher oder später werden Sie nicht darum herumkommen, den Gedankenkreisel in Gang zu bringen: Welche Art von Zeiterfassung ist die Richtige für mein Unternehmen? Gerade in Zeiten von pandemiebedingtem Homeoffice und vermehrter Kurzarbeit nimmt das Thema Arbeitszeiterfassung vorzeitig an Fahrt auf. Formulieren Sie also Fragen, die Ihnen die Entscheidung für ein adäquates, sicheres und für Ihre Bedürfnisse passendes Tool erleichtern wird:

Wie gliedere ich das Tool in meine IT und Unternehmens Infrastruktur ein?

Sie können natürlich nach dem Prinzip “aus alt mach neu” verfahren und eine Stempeluhr mit digitalem Anstrich ordern. Bekannt in Form von Chipkarte, Fingerprint oder Transponder und an einer Art Terminal zu nutzen, ergibt sich für alle Homeoffice-affinen Arbeitgeber und solche, deren Mitarbeiter gelegentlich auf Außenterminen unterwegs sind, ein logistisches Problem. Dieses Problem lässt sich oftmals nur durch einen Griff in die Bürokratie-Kiste lösen, indem Anträge bei einem Admin, z.B. einen Vorgesetzen oder Personaler, gestellt werden, der die Remote Arbeitszeiten manuell nachträgt. Wir gehen daher fürs erste davon aus, dass für Sie eine elegante moderne Variante in Frage kommen wird, die an jedem Arbeitsplatz, im Homeoffice, vielleicht sogar zusätzlich über mobile Endgeräte zu erreichen sein soll. Hört sich nach einer flexiblen Software Lösung an!

Welchen Installations- und Wartungsaufwand möchten Sie sich zumuten? Am liebsten keinen?

Wie bei den meisten Tools, gibt es auch bei der Zeiterfassung massenhaft gemanagte Software und Anbieter, die dafür sorgen, dass Sie ruhig schlafen können. Die Krux dabei ist es herauszufinden, welche Online Tools auch wirklich DSGVO konform sind. Je nach IT Know-How kommen auch kostenlose Open Source Programme in Frage. Alles eine Frage des Preises und der IT-Kapazität. Viele Anbieter arbeiten mit pro Kopf Lizenzen, die bei einem Mittelständler schnell ein stolzes Zusatzsümmchen fabrizieren. Gerade junge Firmen sollten also ihr geplantes Wachstum mit in die Entscheidungsfindung einfließen lassen.

Welche Funktionen sind für Ihre Arbeitszeiterfassung erforderlich?

Passen Sie den schmalen Grat zwischen “Was brauche ich, um vollständige und strukturierte Informationen zu dokumentieren?” und “Welcher funktionale Schnick-Schnack ist unnötig und stört die intuitive Bedienung?” perfekt ab! Eine grundlegende Entscheidung dabei ist: Welche Zeiten sollen wie erfasst werden? Mit dem Tool Kimai sind Sie beispielsweise völlig frei und können global aus vier Optionen die passende für sich herausgreifen.

Versuchen Sie außerdem, gleich mehrere digitale Herausforderungen am Schopf zu packen. So sind viele Zeiterfassungsprogramme auch Profis auf sonstigen unternehmensstrukturierenden und -optimierenden Gebieten. Beispielsweise können Kunden und Projekte mit vollständigen Daten und Informationen angelegt werden und den entsprechenden Arbeitszeiten und Mitarbeitern zugeordnet werden. Somit lassen sich sowohl Zeit- als auch monetäre Budgets besser kontrollieren, optimieren und abbilden. Interessant kann zudem auch eine Lösung sein, die Überstunden und das gesamte Urlaubstagemanagement mit einbezieht. Bleiben Sie trotz allem der Devise treu, sich und Ihre Kollegen nicht zu überfordern.

Odoo ist eine ERP-Anwendung, die das gesamte Unternehmen abbildet. Es bietet ebenfalls die Wahl zwischen digitaler Stempeluhr und direkter Zeitenbuchung sowie Projekte. Odoo ist aber auch eine komplette HR-Lösung von Stellenanzeigen über Verträge, Mitarbeiterbewertungen, Aktivitätsanzeige, Urlaubsanspruch bis Lohnbuchhaltung und bringt u.a. CRM, Webshop. Einkauf & Lager etc. mit.

Sichere und bequeme Zeiterfassung mit ELLY

Unser On-Site Cloud Server ELLY sichert ab sofort nicht nur Ihren Datentransfer, Ihre Passwörter und Ihre Emails ab, sondern nimmt sich der brandaktuellen Thematik Arbeitszeiterfassung an. Seit kurzem steht die Anwendung Kimai zur Installation per 1-Klick bereit. Die App schafft den Spagat zwischen der Integration aller unverzichtbaren Features und hoher Benutzerfreundlichkeit. Wie jede unserer Unternehmensanwendungen befindet sie sich zentral auf Ihrem Server und ist von überall aus, auch über Smartphones, zu erreichen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich dieses Neuland schnell und leicht zu eigen machen möchten, bietet Kimai eine perfekte Ausgangslage. Unternehmen mit differenzierten und erweiterten Anforderungen können wir die Open Source Version von Odoo empfehlen. Zeiterfassung mit Odoo ist anspruchsvoller in der Konfiguration, bietet jedoch einen großen Pool an Funktionen.

Kostenlose Beratung zu ELLY & Kimai

Rufen Sie uns unter +49 89 215 364 671 an und wir beraten Sie gerne zur sicheren und gesetzeskonformen Zeiterfassung mit Kimai auf dem ELLY Server. Kommt das Tool für Ihr Unternehmen in Frage, können Sie es kostenlos und unverbindlich für 30 Tage selbst unter die Lupe nehmen und testen.