Wie Sie mit Kimai Arbeitszeiten erfassen

In einem vorherigen Post haben wir bereits über die Hintergründe der vom EuGH festgesetzten Plicht der Arbeitszeiterfassung gesprochen und wie Sie die Regelung in Ihrem Unternehmen bestmöglich umsetzen können. Uniki hat nach gründlichem Durchstöbern der Open Source Angebote die Anwendung Kimai entdeckt. Wir sind begeistert von der Einfachheit, Verständlichkeit und dem Zusatznutzen, den wir dadurch erhalten und sind bestens gewappnet für die gesetzliche Arbeitszeit-Trackingpflicht. Auch bei uns wurde, z.B. bei Werkstudenten, in der Vergangenheit noch mit verstaubten Excel Listen gearbeitet. Alles passé.

Ein schneller Einstieg für KMU mit Kimai

Vor allem kleine und mittelgroße Teams, Startups und Selbstständige, deren Fokus auf den elementaren Funktionen liegt, können mit Kimai entspannt in das Thema Arbeitszeiterfassung einsteigen.

Nachdem Kimai seit kurzem auf unseren privaten Cloud Servern zur Verfügung steht, könnte das Tool auch für Sie interessant und relevant werden. Die Installation erfolgt, anders als bei Open Source Anwendungen zum freien Download aus dem Netz, innerhalb weniger Sekunden mit einem Klick.

Erfüllt Kimai die gesetzlichen Anforderungen?

Vier Kriterien, die ein Zeiterfassungs-Tool erfüllen soll, gingen aus einem ersten deutschen Urteil hervor. Werden also sämtliche bislang bekannte gesetzliche Anforderungen mit Kimai eingehalten?

Verfügbarkeit & Zugänglichkeit

Das Tool kann vom Schreibtisch aus, im Homeoffice, auf Außenterminen – einfach überall – genutzt werden. Somit hat jeder Mitarbeiter und Vorgesetzte einen Überblick über die täglich, wöchentlich und jährlich geleistete Arbeitszeit.

Objektivität

Das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte System muss objektiv sein. Dem Arbeitnehmer darf kein Nachteil entstehen. Mit Kimai liegt die volle Kontrolle beim Arbeitnehmer. Er selbst kann seine Start- und Endzeiten in Kimai steuern und vollständige und nachvollziehbare Informationen hinterlegen, ohne dass subjektive Eindrücke des Arbeitgebers oder andere fremde Einflüsse die Zeiterfassung beeinflussen können.

Verlässlichkeit

Die Erfassung der Arbeitszeit ist mit Kimai zu jeder Uhrzeit möglich. Als Anwendung auf der Cloud Plattform ELLY, erfolgen zudem automatisch wichtige Updates. So ist Kimai für jeden Nutzer immer auf dem aktuellen technischen Stand. Mit einer serverseitigen Raid-Ausfallsicherung ist gewährleistet, dass die Daten nicht verloren gehen.

Funktionen von Kimai

Kimai

Aber wie funktioniert Kimai denn nun und was können wir damit abbilden und umsetzen?

Zum einen kann die Zeiterfassung in ihrer Reinform im Fokus stehen – Arbeitszeit Tracking ohne Schnick-Schnack, dafür intuitiv und schnell.

Zum anderen besteht die Möglichkeit, Aufgaben und deren Zeiten mit Projekten und Kunden zu verknüpfen. So ist ein vollständiges Controlling gewährleistet. Außerdem besteht die Möglichkeit innerhalb des Tools Rechnungen zu generieren.

Die Details wollen wir nun genauer unter die Lupe nehmen.

1. Endgeräte

Kimai mobil

Um Sie vollends in die moderne Welt der Work 4.0 abzuholen, deckt Kimai verschiedene Szenarien zur Arbeitszeiterfassung ab. Über jedes beliebige, mit dem Internet verbundene Endgerät, ist Kimai sicher zu erreichen. Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt. Egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone – rufen Sie Kimai im Browser auf und erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten. Vielleicht ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern bereits, aus dem Homeoffice zu arbeiten? Oder Sie und Ihre Kollegen sind häufig auf Terminen außer Haus unterwegs? Das Webtool ist immer und überall startklar und mit dabei. Eine mobile App, die auch offline Zeiten erfassen kann und diese nachträglich synchronisiert, ergänzt das Angebot.

2. Art der Arbeitszeiterfassung

Als nächstes interessiert uns, in welcher Form Zeiten erfasst werden können. Kimai bietet auch hier eine solide Auswahl. Sie müssen sich global, sprich unternehmensweit, für eine Option entscheiden. Falls sich die gewählte Form nicht bewährt, besteht natürlich die Möglichkeit zu wechseln. Folgende 3 Optionen möchten wir Ihnen vorstellen:

Stechuhr: Diese wird bei Arbeitsbeginn via „Play Button“ gestartet. Die Uhr läuft im Hintergrund, selbst wenn die Anwendung/der Browser zwischenzeitlich geschlossen wird. Kimai berechnet nach dem Stoppen die Dauer der Tätigkeit. Der Benutzer kann hierbei weder die Zeiten noch die Dauer bearbeiten, was diese Option sehr manipulationssicher macht.

Standard Einstellung: Der Benutzer trägt seine Start- und Endzeit ein. Dabei können Sie optional festlegen, dass keine Einträge, die in der Zukunft liegen, berücksichtigt werden können.

Tracking nach Arbeitsdauer: Mit dieser Option nähert sich das Tool der Vertrauensarbeitszeit an.

3. Erfasste Informationen

Projekte/Abteilungen: Neben den reinen Zeitdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer), muss jeder Erfassungsvorgang einem Projekt zugeordnet werden. Unternehmen, die mit Projekt- oder Zeitbudgets arbeiten, erhalten hierdurch eine auswertbare Übersicht. Für unsere Firma sind Projekte allerdings weniger relevant, daher arbeiten wir, zur Wahrung der Übersicht, einfach mit den Projekten „Marketing“, „Vertrieb“, „IT“, etc. Unsere „Projekte“ sind quasi Abteilungen oder Teams.

Tätigkeit: Jeder Zeiterfassung muss eine Tätigkeit zugeordnet werden. Sie haben es selbst in der Hand, wie feingliedrig Ihre Mitarbeiter Tasks erfassen sollen. Es bleibt Ihre Entscheidung, ob die reine Zeiterfassung im Vordergrund stehen soll oder Sie eine detaillierte Aufschlüsselung sehen möchten. Die Erfassung der Zeiten genügt Ihnen? Dann tracken Sie immer auf einen Task namens „Arbeitszeit“, „Workday“ oder ähnliches. Der detaillierten Aufschlüsselung sind keine Grenzen gesetzt. Jedoch sollten Sie immer die Sinnhaftigkeit hinterfragen und eventuell Oberkategorien definieren. Die Aufgabe „Post sortieren“ dauert nur 5 Minuten? Dann gehört diese Aufgabe vielleicht eher zu einer Tätigkeit wie „administrative Aufgaben“.

Beschreibung & Schlagworte: Falls gewünscht kann jede einzelne Tätigkeit individuell mit Beschreibungen und Schlagworten versehen werden. Eine Idee hierfür wäre das Schlagwort „Homeoffice“. So erhalten Sie per Filteroption einen Überblick, über die insgesamt geleisteten Homeoffice Stunden in Ihrem Unternehmen.

4. Teams

Die Funktion Teams ermöglicht es Ihnen, Nutzer in Gruppen zu organisieren. Damit können Sie steuern, dass den einzelnen Gruppen ausschließlich relevante Projekte/Abteilungen zur Arbeitszeiterfassung angezeigt werden. Jedem Team wird ein Team Leiter zugeordnet, der Zugriff auf alle Inhalte und Timesheets des Teams hat. Das Tool hat im Übrigen keine Beschränkungen in der Nutzerzahl. Sie können so viele Benutzer und Teams anlegen wie Sie möchten.

5. Export

Administratoren und Team Leiter haben die Möglichkeit Datensätze zu exportieren. Hierbei kann sowohl nach einzelnen Teammitgliedern als auch nach Projekten/Abteilungen, Kunden und Zeiträumen gefiltert werden. So können Sie schnell herausfinden, wie viele Arbeitsstunden im Januar 2020 in einer Abteilung getätigt wurden. Der Datenexport erfolgt als PDF, CSV oder Excel Datei.

Sie möchten Kimai live erleben?

Arbeitszeiterfassung mit Kimai hat keine große Einstiegshürde. Denn mit wenigen Klicks sind alle Einstellungen getätigt, Freigaben erteilt und Tätigkeiten angelegt. Auch Ihr Firmenlogo, sowie personalisierte Farben finden ihren Platz. Wenn Sie sich nun selbst ein genaueres Bild machen möchten, kontaktieren Sie uns gerne an. In einer interaktiven Live Demo der Cloud Plattform ELLY führen wir Sie durch die Anwendung.