Kopano statt Exchange – Die Open Source Alternative

Mail Server sind die digitale Poststelle einer jeden Firma – sichern Emails, überprüfen sie und leiten sie intern und extern an die entsprechenden Empfänger weiter. Es gibt zwei Möglichkeiten für ein Business-Email Setup: lokal oder gehostet. Dabei hält sich fälschlicherweise hartnäckig der Irrglaube, dass die lokale In-House Lösung in jedem Fall mit finanziellen Nachteilen verbunden ist. Kopano zeigt, warum es sich bewährt, einer lokalen Variante treu zu bleiben.

Platzhirsch Microsoft geizt nicht mit Nachteilen

Einer der bekanntesten Anbieter ist Microsoft mit seinem Exchange Server. Doch es lohnt sich, auch den Alternativen Aufmerksamkeit zu schenken, gerade wenn der Support einzelner Versionen nicht mehr gewährleistet wird oder in absehbarer Zeit ausläuft. Man möchte ja keine Produktivitäts- und Sicherheitseinbußen riskieren.

Gegebenenfalls lassen sich, im Zusammenspiel mit einem intelligenten IT-Infrastruktur Gesamtkonzept, einfache und effiziente Einsparmaßnahmen vornehmen. Exchange mag weit verbreitet sein und sehr gut funktionieren, jedoch treiben Lizenzkosten und externe Wartung die Rechnungen oftmals in Höhen, die man so nicht akzeptieren muss. Zumal der dazugehörige Windows Server Pflicht ist – und zwar nicht gerade in der kleinsten und günstigsten Ausführung. Viele Alternativen, wie zum Beispiel das Open Source Konzept Kopano,  halten das hohe Niveau der Funktionalität, ohne dass die Arbeitsweise umgestellt werden muss. Denn anders als vermutet, ist auch der beliebte Mail Client Outlook nicht auf Exchange oder Office 365 angewiesen, sondern mit anderen Anbietern durchaus kompatibel.

Mit Kopano bei einem lokalen Setup bleiben – warum ist das sinnvoll?

Beim Sichten einer neuen Lösung sollte, neben den Kosten, das Augenmerk besonders auf mögliche Schwachstellen und somit potentielle Produktivitäts- und Sicherheitseinbußen gelenkt werden. Mit einer lokalen Lösung sind die dazugehörigen Fragen schnell beantwortet:

Wie groß ist die Speicherkapazität?

Bei einer lokalen Lösung bewegt man sich in sicheren Speicherdimensionen. Volumen im Terabyte-Bereich sind ohne Probleme umzusetzen. Gehostete Dienste bieten deutlich weniger Volumen im angemessenen Preissegment. Fällt die Kapazität verhältnismäßig gering aus, läuft man schnell Gefahr, durch unnötige Löschroutinen Arbeitszeit zu verschwenden. Die Worte löschen und Geschäfts-Emails vertragen sich ohnehin eher weniger gut. Schließlich ist man dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Emails sicher aufzubewahren. Bei der Lösung von Uniki mit Kopano kommt daher ein revisionssicheres Email-Archiv, neben vielen anderen Anwendungen, on Top.

Wie ist es um die Sicherheit der Daten bestellt?

Gerade wenn Emails und Anhänge mit sensiblen Firmen-, Kanzlei- oder Gesundheitsdaten versendet und empfangen werden, kann der Sicherheitsanspruch nicht hoch genug angesetzt werden. Nicht allen Anbietern kann blind vertraut werden. Nach wie vor können zu viele Hosting-Unternehmen mitlesen – die ganz Großen nicht ausgenommen. Bei einer lokalen Lösung ist diese Herausforderung von Grund auf beseitigt. Denn intern versendete und empfangene E-Mails verlassen nie die eigene private Server-Basis. Die Frage, ob ich im Einzelfall kompliziert manuell verschlüsseln muss, entfällt somit. Zum Glück, denn der Einsatz zusätzlicher Verschlüsselungs-Software und das direkte Austauschen von Zertifikaten und Schlüsseln mit dem jeweiligen Empfänger ist umständlich.

Wie kann ich mit meinen Emails DSGVO Richtlinien nachkommen?

Das Thema Datenschutz macht auch vor Emails nicht halt. So fallen allein die Email Adressen an sich bereits unter den Begriff personenbezogene Daten. Wird ein gehosteter Email Service gebucht, liegt die Datenschutz Verantwortung dennoch vollständig beim Auftragssteller, nicht beim datenverarbeitenden Dienst. Mein Unternehmen steht also auf der einen Seite in der Pflicht, gesetzlichen Bestimmungen konsequent nachzukommen. Aber gleichermaßen finde ich mich vor einer Black Box: Was macht mein Anbieter mit den Daten? Kann ich ihm vertrauen? Welche Konsequenzen könnten auf mich einprasseln? Welche Auswirkungen hat es, dass der Dienst seinen Sitz in den USA hat? Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter kann helfen. Jedoch gibt es diesen nur auf Anfrage. Anschließend steht jedes Unternehmen weiterhin in der Dokumentationspflicht.

Die Antwort auf oben stehende Frage ist also einfach: Mit einer lokalen Lösung geht man Unsicherheiten beim Thema Datenschutz ein für alle Mal aus dem Weg. Niemand, außer dem eigenen Team, hat Einsicht auf die Daten und verarbeitet diese.

Was verspricht der Feature Katalog von Kopano?

Mail Server sollten neben dem reinen Senden und Empfangen von Emails noch weitere alt bekannte Funktionen liefern. Dazu gehören sowohl die Basics wie Kalender, Kontakte und Aufgaben als auch die damit verbundene optimale Zusammenarbeit im Team. Ergänzend sollte jedes Top-Produkt durch intelligente Regeln und Freigaben punkten.

kopano
Die eigene Kopano Oberfläche in der Browser Ansicht. Die Anbindung an Outlook und viele weitere Clients ist problemlos möglich.
Die freie Software Kopano als vollfunktionale Trend Groupware

Kopano ist eine zuverlässige und voll funktionale freie Groupware aus der gleichnamigen niederländischen Softwareschmiede. Dort hat man sich zum Ziel gesetzt, innovative Konzepte und Ideen zu verfolgen, um eine überzeugende Exchange Alternative zu bieten. Warum sie bislang unter dem Radar blieb? Nach wie vor lautet das vorherrschende Denkmuster bezüglich Open Source Produkten – „Kompliziert, das ist etwas für IT Profis“. Doch ohne einen IT Profi, der Sie an der Hand nimmt, wird auch kein Exchange Server laufen. Dabei ist die Innovationsquote bei Open Source Tools um einiges höher und die Preise niedrig. Sogar das Kernforschungsinstitut Cern hat das inzwischen erkannt und 2019 mit Kopano in einem Pilotprojekt gestartet.

Kalender, Kontakte und vieles mehr für die reibungslose Zusammenarbeit

Hinter Kopano verbirgt sich eine klassische Groupware- und Email Transport Server Software. Sie dient der zentralen Ablage und Verwaltung von Emails, Terminen, Kontakten und Aufgaben für mehrere Benutzer. Durch geteilte Ordner, z.B. Postfächer und Kalender, wird die Zusammenarbeit von Teams im Unternehmen ermöglicht. Um potentiellen Gefahren aus dem Weg zu gehen, werden ein Spam Filter und ein Virenscanner vorgeschaltet.

Kopano implementieren – Emails in Outlook versenden? Kein Problem!

Anwender können in den Kopano Web und Desktop Apps individuell Regeln definieren, ihre Postfächer organisieren und Freigaben erstellen. Die alltägliche Nutzung kann zusätzlich, wie gewohnt, in sämtlichen Clients, wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail erfolgen. Dasselbe trifft auf die Optionen für Kontakt- und Kalendernutzung zu. Natürlich gehören auch personalisierte E-Mail Layouts, Abwesenheitsnotizen sowie die Zugriffsmöglichkeit bei einer Urlaubsvertretung zum Feature Portfolio.

Ein Thema, das immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist der Zugang auf Daten und Email zu jeder Zeit, von überall aus und geräteunabhängig. Auch dafür ist Kopano gerüstet. Zum einen können sämtliche Features mit dem Smartphone synchronisiert und genutzt werden, zum anderen kann immer flexibel über den Browser die oben genannte Web App aufgerufen werden.

Kopano sicher lokal hosten – Wie eine Cloud Plattform den Umstieg leicht macht

Eine Cloud Plattform? Lokal hosten? Wie geht das zusammen? Unsere ELLY kombiniert das beste aus On-Premise Server und Cloud Technologie. Als private Cloud steht sie direkt im jeweiligen Unternehmen, denn die Datenhoheit von kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die oberste Prämisse. Im Zusammenspiel mit Kopano wird ELLY zeitgleich zum eigenen, sicheren Mail Server. Neben Kopano stehen viele weitere Anwendungen in einem App Panel zur Verfügung, um das ganze Unternehmen und sämtliche Daten sicher zu verarbeiten, ohne auf Cloud Komfort verzichten zu müssen. Und das beste: Da Kopano und alle weiteren Geschäftsanwendungen Open Source sind, werden sie von einer großen engagierten Community ständig weiterentwickelt. Auslaufender Support und fehlende Updates sind damit endlich Schnee von gestern.

Rufen Sie uns gerne unter +49 89 215 364 671 an, wenn Sie mehr erfahren möchten.