Produktiv im Homeoffice – Diese Tools bringen das gesamte Unternehmen nach Hause

Die Zeit ist reif für Home-Office und mobiles Arbeiten. Einige Firmen haben diesen Trend schon früh aufgespürt und ihre IT Infrastruktur entsprechend angepasst. Denn schließlich öffnet diese Art zu arbeiten viele neue Türen und steigert die Attraktivität des Arbeitgeberprofils. Dass viele Unternehmen in der Corona Krise schnell um Lösungen ringen, liegt auf der Hand. ELLY hilft Ihnen dabei, mit wichtigen Tools endlich produktiv im Homeoffice zu sein.

Laut aktuellen Zahlen des BVDWs könnten sich 75,4 % der Arbeitnehmer vorstellen, nun im Home-Office zu arbeiten, aber nur 45,7 % sehen ihren Arbeitgeber dazu technisch in der Lage. Dabei ist die reine technische Umsetzung noch lange kein Garant für produktives und effektives Arbeiten im Home-Office.

Als die Gründer von Uniki vor einigen Jahren an der optimalen IT Infrastruktur für kleine und mittelständische Unternehmen gefeilt haben, hatten sie bereits die Idee der ‚einen Lösung für alle IT Probleme‘. Der private Cloud Server ELLY wurde somit noch um viele nützliche Anwendungen und Tools erweitert. Mit Hilfe dieser integrierten Tools gelingt es jetzt auch unserem Unternehmen, Teamwork zu ermöglichen sowie die Kollegen zu Hause vollständig einzubinden, zu informieren und zu koordinieren. Und Sie schaffen das auch! Geben Sie Ihren Mitarbeitern im Home-Office das Gefühl, als wären sie im Büro:

1. Seafile – Datenaustausch & Online Office

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Mit Seafile entsteht die Basis für erfolgreiches Home-Office. Denn jeder Mitarbeiter erhält von zu Hause aus Zugang zu sämtlichen Daten und Dokumenten. Dank der Echtzeit-Synchronisation, wird immer auf die aktuellste Version einer Datei zugegriffen. Die Verbindung zum lokalen Server im Büro wird entweder über gewohnte Netzlaufwerke oder über den Browser hergestellt. Weitere Funktionen stärken die Zusammenarbeit in Teams und mit Externen, egal wo die Beteiligten sich befinden: So können mit wenigen Klicks Freigaben an Kollegen und an externe Partner eingerichtet werden. Wird gemeinsam an Word, Excel oder PowerPoint Dokumenten gefeilt, bietet das integrierte Online-Office die perfekte Möglichkeit dazu.

2. Wekan – Projektmanagement

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Die beste Möglichkeit, um aus der Ferne Aufgaben im Team zu koordinieren, ist ein Projektmanagement-Tool – eine „To Do Liste“ für Teams. Mit Hilfe von Wekan bleibt der Aufgaben- oder Projektfortschritt jederzeit geordnet im Blick. Deadlines werden nicht verpasst, selbst wenn alle Kollegen von zu Hause aus an den Aufgaben feilen. Zunächst legt man einzelne Aufgabenkarten an. Anschließend erfolgt die direkte Zuweisung an entsprechende Kollegen. Zusätzlich findet sich Platz für Checklisten und wichtige Informationen zum jeweiligen Task.

3. Rocket.Chat – Kommunikation & Videokonferenzen

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Produktiv im Homeoffice mit dem passenden Chat-Tool. Rocket.Chat ist eine vertrauliche Alternative zu Skype, Slack, WhatsApp & Co. Mit Hilfe dieses Tools wird die direkte Kommunikation aufrechterhalten, als befände sich das Team im selben Raum. Neben dem Versenden von Nachrichten, ermöglicht Rocket.Chat das Abhalten von Videokonferenzen im Team und mit Externen. Möchte man den Kollegen direkt am eigenen Monitor etwas zeigen, steht die Funktion zum Teilen des Bildschirms zur Verfügung. Um sich schnell auszutauschen und abzustimmen, werden geschlossene Gruppen, unternehmensübergreifende Kanäle oder Direktnachrichten verwendet.

4. HumHub – Social Network

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HumHub ist ein eigenes soziales Netzwerk für Unternehmen, in Anlehnung an Facebook. In verschiedenen „Themen Spaces“ kann informiert, diskutiert, geplant und geplaudert werden – Emojis inbegriffen :-). So werden die Stimmung und die Motivation automatisch hochgehalten. Außerdem bietet sich die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen und die eine digitale Visitenkarte zu pflegen.

5. Kimai – Zeiterfassung

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Stempeln war gestern, denn aus dem Home-Office ist die lokale Stempeluhr nur schwer zu erreichen. Mit Kimai können Arbeitszeiten überall aufgezeichnet werden. Jedes Endgerät kann dazu herangezogen werden, egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone. Es stehen verschiedene Zeiterfassungsmodi zur Verfügung. Wird zum Beispiel die „digitale Stechuhr“ genutzt, wählt man zu Beginn des Arbeitstages den Play Button aus und die Uhr läuft im Hintergrund. Optional können zusätzliche Tätigkeitsinformationen hinterlegt, sowie Projekt- und Kundenbudgets direkt verknüpft werden.

6. Kopano – E-Mail Server, Team Kalender & Kontakte

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Home-Office Zeit bedeutet Zeit für Unabhängigkeit – auch von großen Anbietern. Auf ELLY erhalten Sie im Zusammenspiel mit Kopano Ihren privaten Mail Server, die eigene digitale Poststelle. Jeder einzelne kann bequem zu Hause am Schreibtisch oder unterwegs per Smartphone auf E-Mail-Postfächer zugreifen. Nachdem Home-Office besonders viel Abstimmung bedarf, können zudem Kalender und Kontakte gemeinsam genutzt werden. So sind alle Informationen ständig griffbereit und die Terminplanung erfolgt effizient. Egal ob Outlook, Apple Mail, Browser oder ähnliches, für alle gewohnten Zugänge ist die Anbindung möglich.

Wir beraten Sie gerne bezüglich der schnellen und produktiven Umsetzung Ihrer Homeoffice Lösung. Sie erreichen uns unter (+49) 89 – 215 364 671.